ما هو الوصف الوظيفي؟

ما هو الوصف الوظيفي؟

وصف الوظيفة، أو مواصفاتها، أو ملفها الوظيفي، هو وثيقة مكتوبة أو جزء من نشرة وظيفية تُقدم لمحة عامة مفصلة عن دور وظيفي محدد داخل شركة أو مؤسسة. ويشمل عناصر مثل المسؤوليات الرئيسية للوظيفة، والواجبات، والمهام، والمؤهلات، والتوقعات المرتبطة بهذا الدور.

باختصار، يُعدّ وصف الوظيفة معلومةً أساسيةً تُستخدم لتوصيل توقعات ومتطلبات صاحب العمل لأيّ مرشح مهتم. تجدر الإشارة أيضًا إلى أنّه عند صياغة وصف الوظيفة، يجب أن يكون واضحًا وشاملًا في عرض تفاصيل دور الوظيفة والمزايا المرتبطة بها.

ما هي أهداف الوصف الوظيفي؟

إن صياغة وصف وظيفي بعناية تُضيف قيمةً كبيرةً للعلاقة بين صاحب العمل والموظف، وتُعزز أداء الشركة بشكل عام. ويخدم هذا الوصف عمومًا الأغراض التالية:

توظيف أفضل: يُعدّ وصف الوظائف المناسب أمرًا بالغ الأهمية لجذب المرشحين المناسبين خلال عملية التوظيف . يساعد وصف الوظائف المتقدمين المحتملين على فهم متطلبات ومسؤوليات الوظيفة، ويمكّنهم من تحديد مدى ملاءمتهم للوظيفة بأنفسهم.

التقييم الفعال: يُعدّ وصف الوظيفة معيارًا لتقييم أداء الموظفين. ويمكن للمشرفين والموظفين الرجوع إلى وصف الوظيفة لتقييم مدى استيفاء الموظف لمتطلبات الوظيفة المتوقعة.

التدريب والتطوير: يُرشدان الموظفين لفهم أدوارهم ومسؤولياتهم الوظيفية، مما يُساعدهم على تحديد مجالات تحسين مهاراتهم.

وثيقة الامتثال: من خلال تحديد طبيعة العمل والمؤهلات والتوقعات بشكل واضح، تعمل أوصاف الوظائف هذه كوثيقة للامتثال لقوانين العمل.

التواصل الواضح: تعمل أوصاف الوظائف على تسهيل التواصل داخل المنظمة من خلال صياغة نقطة مرجعية قياسية لمناقشة المسائل المتعلقة بالوظيفة.

ما هي أهمية الوصف الوظيفي؟

يُعدّ الوصف الوظيفي المُصمّم جيدًا أمرًا بالغ الأهمية لجميع المعنيين بإدارة الموارد البشرية. فهو يُساعد صاحب العمل على صياغة المهارات والقدرات التي تتناسب مع الدور المُحدّد، ويُشكّل وثيقةً لتوصيل رسالة ورؤية وثقافة وقيم مؤسسته. كما يُساعد تبسيط هذه المعلومات مسؤولي التوظيف على تقييم المرشحين وتضييق نطاق اختيارهم إلى من يُعتبرون مُلائمين عند التعيين.

من ناحية أخرى، يرغب جميع الموظفين في معرفة المسؤوليات ومجالات التطوير الرئيسية المتوقع منهم العمل عليها. هذا يُسهم في وضوح تفكيرهم حول كيفية تحسين أدائهم، والسعي نحو النمو، وتحقيق العدالة في العمل المُكلَّف به. إن القدرة على كتابة أوصاف وظيفية واضحة تُحدث تأثيرًا دائمًا على إنتاجية مكان العمل.

كيفية كتابة وصف الوظيفة؟

كتابة وصف وظيفي جيد مهارة أساسية، وعند تطبيقها بشكل صحيح، تُثمر نتائج مذهلة. يتضمن الوصف الوظيفي المُحكم المكونات التالية:

١. المسمى الوظيفي: عادةً ما يكون المسمى الوظيفي هو المنصب الذي وُضع من أجله طلب التوظيف. من المهم ملاحظة أنه عند كتابة وصف الوظيفة، يجب تجنب استخدام المصطلحات الداخلية المُربكة، على سبيل المثال، يُفضل الإشارة إلى "الدرجة السادسة" بـ "كبير" أو "المستوى الأول" بـ "مبتدئ". علاوة على ذلك، يجب الحرص دائمًا على استخدام لغة واضحة ومسميات عامة في مجال العمل.

2. موجز الشركة: يتضمن لمحة عامة موجزة عن كيفية عمل شركتك، من خلال توصيل الثقافة والرؤية والرسالة ومجموعة المعتقدات وما يجعل شركتك تبرز عن البقية من حيث البيئة التي توفرها لموظفيك، مما يساعد المرشحين على فهم المتطلبات السلوكية المتوقعة منهم بشكل أفضل، فضلاً عن إضافة عامل معين من التحفيز لهم.

٣. ملخص الوظيفة: هذه فقرة تمهيدية تُقدّم لمحةً موجزةً عن وصف الوظيفة. تتضمن وصفًا موجزًا ​​للمهام اليومية، وكيفية تكامل الوظيفة مع هيكل الشركة، والفرص المُتاحة للتقدم الوظيفي، وتحديد المتعاونين الداخليين الرئيسيين الذين سيتعاون معهم هذا الدور.

٤. مسؤوليات الوظيفة: يتضمن هذا القسم تحديدًا دقيقًا للمهام والواجبات التي يجب على الموظف القيام بها في دوره. سجّل جميع المخرجات المتعلقة بالدور التي تتوقعها من الموظف، ورتّبها حسب الأولوية. يجب أن تكون جميع المسؤوليات شاملة ومختصرة، لتكون مرجعًا لكلٍّ من الموظف الذي سيعمل على مواءمة أدائه مع الأدوار والمسؤوليات المذكورة، والمدير الذي سيقيّم أداءه، متخذًا مسؤوليات الوظيفة أساسًا. يتضمن الوصف الوظيفي الجيد من خمس إلى عشر نقاط موجزة وسهلة الفهم، تتناول دور الوظيفة ومسؤولياتها.

5. المهارات والمؤهلات: ابدأ بتحديد المؤهلات الشاملة المطلوبة في المرشح المثالي، والتي تشمل مزيجًا من المهارات الصعبة والناعمة، والخلفية التعليمية، والخبرة المهنية السابقة، والشهادات ذات الصلة، وسنوات الخبرة العملية، والكفاءات التقنية، والتواصل الاستثنائي، وقدرات حل المشكلات، بالإضافة إلى السمات الشخصية المرغوبة التي تتوافق مع متطلبات الدور.

٦. التعويضات والمزايا: يتضمن هذا القسم من وصف الوظيفة تفاصيل سياسة التعويضات، وسياسات الإجازات والصرف النقدي، بالإضافة إلى ذكر مختلف التأمينات والمزايا التي تقدمها الشركة للمرشح المناسب. مع ذلك، لا يجوز لك تضمين هذه المعلومات إذا كنت ترغب في استقطاب مرشحين متحمسين للوظيفة، وكنت على استعداد لتقديم رواتب مرنة للمرشح تتناسب مع أدائه وخبرته.